Zarządzanie czasem

Zarządzanie czasem. Czy naprawdę tak trudno?

„Nie mam czasu” – oto zdanie, które słyszymy z ust wielu osób i zapewne sami wypowiadamy wielokrotnie.  Wypowiadamy je zapominając o tym, że naszego czasu nikt nam nie zabrał i mamy go dokładnie tyle samo co inni. 

Każdy człowiek na ziemi ma tyle samo czasu – 60 sekund na minutę. 60 minut za godzinę. 1440 minut dziennie. I 525 600 minut rocznie. 

Nasza doba liczy 24 godziny i sami decydujemy na co je przeznaczymy.  W pewnej mierze oczywiście, bo sporą jej część musimy przeznaczyć na pracę i sen. 

Podczas gdy zdecydowana większość ludzi przyznaje, że nie potrafi się z tym uporać, bardzo niewielu może twierdzić, że wykorzystało go w pełni. 

Jakość naszego życia przekłada się w dużym stopniu na tym w jaki sposób zarządzamy sobą w danym nam czasie.

Model zarządzania czasem

Specjaliści od zdrowego stylu życia radzą, by dobę podzielić na trzy równe części: osiem godzin poświęcić na pracę, osiem na wypoczynek i osiem na inne aktywności. To oczywiście model i nie trzeba się go ściśle trzymać. W zdrowym podejściu do czasu chodzi o zachowanie rozsądnych proporcji między różnymi aktywnościami, a przede wszystkim pracą, wypoczynkiem i całą resztą. 

Miłosz Brzeziński w książce „Życiologia, czyli o mądrym zarządzaniu czasem” dzieli nasze aktywności na obszary które nazywa ogrodami. Praca, Dom, Ja. Te trzy Ogrody, do których dostęp wraz z narodzinami uzyskuje każdy z nas będą nam towarzyszyć bardzo długo . „ Nie można się ich zrzec, pozbyć się i ich sprzedać. Można najwyżej zaniedbać nieco któryś z Ogrodów, a inny faworyzować….”

Problemy z zarządzaniem czasem

Największym problemem współczesnego człowieka jest nadmiar zadań i brak czasu na ich wykonanie. Są również ludzie, którzy cierpią na nadmiar czasu i brak możliwości i pomysłów na zagospodarowanie go. Ten problem dotyczy głównie osób, które życie zawodowe mają już za sobą. Zdecydowana większość boryka się z problemem numer jeden. 

Czym jest zarządzanie czasem?

Zarządzanie czasem polega na poświęcaniu go na to co dla nas wartościowe, istotne i ważne. Uważamy, że czas to pieniądz, jednocześnie pozwalamy, by mijał nam na wykonywanie niepotrzebnych i mało ważnych czynności. Gonimy z zegarkiem w ręku, a moglibyśmy żyć wolniej, gdybyśmy umiejętnie gospodarowali czasem. 

Jeśli stracisz pieniądze, możesz mieć szansę na ich odzyskanie; ale stracona godzina jest nie do odzyskania.

Skąd biorą się problemy w zarządzaniu czasem?

Problemy te mogą mieć bardzo różne przyczyny. Może być tak, że nie nauczono nas planowania i żyjemy zbyt chaotycznie. Może być i tak, że przeceniamy własne możliwości i planujemy więcej czynności niż możemy wykonać. 

Według Davida Allena amerykańskiego specjalisty do spraw produktywności i twórcy Getting Things Done – metody zarządzania czasem pracując w korporacji jako szef mamy na swojej TodoList średnio 30 – 100 projektów (zadania wymagające wielu kroków) i ponad 150 kolejnych działań…

Nasz problem z zarządzaniem czasem może brać się stąd, że nie potrafimy rozróżnić spraw ważnych od nieistotnych.  

Właściwe wykorzystywanie czasu, który raz stracony nie może być odzyskany, ma ogromny wpływ na jakość naszego życia zarówno zawodowego i osobistego.  

Od umiejętności gospodarowania czasem zależą nasze osiągnięcia w pracy, kontakty z ludźmi, samopoczucie i zadowolenie z życia. I poza tym : 

• Łagodzisz stres

• Zyskujesz poczucie spełnienia

• Poprawia się Twoja samodyscyplina

• Podejmujesz przemyślane decyzje

Praktyczne i sprawdzone wskazówki efektywnego zarządzania czasem

Plan dnia, czyli lista zadań

Plan dnia, czyli lista zadań przyda się zarówno tym, którym czasu brakuje, jak i tym, którzy nie wiedzą co począć z jego nadmiarem. Robiąc plan dnia i pisząc listę zadań, automatycznie zastanawiamy się nad tym co naprawdę musimy zrobić. Nasz dzień zyskuje porządek i strukturę. Przy okazji możemy wykluczyć czynności, których wcale nie musimy wykonać danego dnia. Przy nadmiarze czasu może się okazać, że mamy więcej do zrobienia niż nam się wydaje. Dzięki czemu, wolny czas nie będzie wydawał się już tak rozległy, pusty i długi. Układając listę zadań generujemy pomysły na zagospodarowanie czasu. Nie koncentrujemy się na stresie związanym z jego brakiem lub nadmiarem, lecz działamy w kierunku uniknięcia każdego z tych problemów.

Czas na każde zadanie

Brak czasu wynika bardzo często z faktu, że niepostrzeżenie przecieka on między palcami. A dzieje się tak wówczas, gdy dane zadania nie mają konkretnych ram czasowych. Wyznaczając je, unikamy ich przedłużania, przyspieszamy działanie i dyscyplinujemy samych siebie. Dzięki temu okazuje się, że mamy więcej czasu niż nam się wydawało. Profesor Leszek Kołakowski mawiał: jeśli masz za mało czasu, wyznacz sobie kolejne zadanie. Inne powiedzenie mówi, że im więcej mamy czasu, tym mniej zrobimy. 

Asertywność

Co asertywność ma wspólnego z zarządzaniem czasem? Ma i to sporo. Chodzi mianowicie o to, że nasz czas jest marnowany na wykonywanie dodatkowych czynności, o które jesteśmy proszeni w domu lub w pracy, a których wykonania nie potrafimy odmówić. W efektywnym gospodarowaniu czasem potrzebna jest umiejętność odmawiania wykonania czegoś, czego nie planowaliśmy i na co nie mamy już czasu. Tylko w ten sposób nauczymy innych szanować nasz czas.

Zegar w polu widzenia

Podczas wykonywania różnych czynności często tracimy poczucie czasu. Najczęściej myślimy, że upłynęło go mniej niż w rzeczywistości. Mylimy się również w drugą stronę. Stojący lub wiszący w polu widzenia Zegar pomaga nam w ciągłej kontroli czasu. Dzięki temu robimy coś szybciej lub możemy zaplanować coś jeszcze. 

Skupienie na jednym

Często wydaje nam się, że robiąc kilka rzeczy naraz zrobimy to szybciej i oszczędzimy czas. Okazuje się jednak, że tak nie jest. Sporo czasu tracimy bowiem na przechodzenie od jednej czynności do drugiej i skupianiu się na każdej z nich. Chcąc mądrze i efektywnie gospodarować czasem, lepiej wykonywać każdą czynność osobno i w danej chwili skupiać się na jednym zadaniu. 

Eliminacja zakłóceń

W efektywnym wykorzystywaniu czasu bardzo przeszkadzają wszelkiego typu zakłócenia. Od wykonywanej czynności odrywamy się niby na sekundę. Ale gdy robimy to co chwilę – czas jej wykonywania wydłuża się. O ile to możliwe, należy wyeliminować wszelkie zakłócenia, nie zaglądając w międzyczasie do poczty, nie odwiedzając portali społecznościowych, nie serfując w sieci, wyznaczając godziny dla interesantów w biurze, uprzedzając, że jesteśmy zajęci itp. 

Uporządkowanie otoczenia

O wiele szybciej, łatwiej i wydajniej pracuje się w uporządkowanym otoczeniu. Miejsce pracy nie powinno rozpraszać ani irytować swoim wyglądem. Zasiadając przy biurku, na którym panuje bałagan i nieład, sporo czasu stracimy na szukanie różnych dokumentów i innych rzeczy. Podobnie ma się rzecz z pocztą elektroniczną, plikami i folderami w komputerze. Cokolwiek zamierzamy robić, oszczędzimy czas porządkując najpierw otoczenie i dbając o zachowanie ładu.

Czasowy rachunek sumienia

Gdy brakuje nam czasu na ważne czynności, warto zrobić czasowy rachunek sumienia. Polega on na szczegółowym zapisywaniu wszystkiego co robimy w danym dniu wraz z odcinkami czasu. Najprawdopodobniej rachunek ten pokaże nam jak wiele marnujemy go na przerwy w wykonywaniu zadań, podczas których pijemy kawę, plotkujemy przez telefon, zerkamy na profile znajomych itp. Czasowy rachunek sumienia nie sprawi oczywiście, że przestaniemy ulegać wyżej wymienionym pokusom, ale pomoże zobaczyć ile czasu nam to zajmuje i ograniczyć ten czas do minimum.

Rezygnacja z perfekcjonizmu

Perfekcjonizm to tylko na pozór dobra i godna naśladowania cecha. W rzeczywistości bardzo przeszkadza ona w życiu. Dążąc do perfekcyjnego wykonywania wszystkich zadań tracimy na nie dużo więcej czasu, a i tak jesteśmy niezadowoleni z efektów. Oszczędzimy czas wykonując zadania tak jak jest to potrzebne w danej chwili.

Wyznaczenie priorytetów

Biorąc sobie zbyt dużo na głowę na pewno nie zrobimy wszystkiego. W dodatku stracimy czas na przejmowanie się tym. Chcąc efektywnie wykorzystywać czas i mieć go dla siebie, trzeba wyznaczać priorytety, czyli decydować, co w danej chwili, godzinie, dniu jest naprawdę ważne i pilne, a co można odłożyć na później. 

Podział obowiązków

Mając wiele zadań do wykonania warto obdzielić nimi kilka osób. Jeśli jest to niemożliwe, warto poprosić inne osoby o współpracę. Sprawdza się to zwłaszcza w zadaniach składających się z wielu czynności i etapów. 

Łączenie zadań w grupy

Wbrew pozorom sporo czasu traci się na przechodzeniu od jednej aktywności do drugiej. Straty są mniejsze jeśli łączymy podobne zadania w grupy. I tak na przykład warto załatwić ciurkiem wszystkie E-maile czy telefony. Warto łącznie zająć się wszystkimi dokumentami, potem przejść do spotkań z ludźmi czy prezentacji. 

Chwile wytchnienia

Człowiek nie jest robotem i nie może pracować bez chwili wytchnienia. Chcąc być bardziej wydajnym i produktywnym warto robić krótkie przerwy między poszczególnymi zadaniami. Przerwy takie mogą trwać około 5 minut. Można w tym czasie wypić kawę, zerknąć na Facebooka, pochodzić, pooddychać w oknie czy co kto lubi. Chodzi o to, by odprężyć się i nie zmęczyć zanadto pracą wykonywaną bez przerwy.