Jak być efektywnym w życiu

„Szczęście nie polega na tym, że możesz robić, co chcesz, ale na tym, że chcesz tego, co robisz”
Lew Tołstoj

Działając w jakiejkolwiek sferze planujemy efekt tego działania. Można powiedzieć, że działamy dla tego efektu. Nierzadko to wizja osiągniętego rezultatu skłania i motywuje nas do działania. Robiąc cokolwiek chcemy być efektywni, a więc sprawczy, skuteczni i produktywni. 

Efektywność, co to takiego?

Efektywność, to coś więcej niż osiąganie zamierzonych celów i rezultatów. To umiejętne wykorzystywanie energii i czasu do tego, by je osiągnąć. Umiejętność ta jest bardzo ważna, gdyż zarówno energia i czas jakimi dysponujemy są ograniczone. Być efektywnym, to znaczy w możliwie jak najkrótszym czasie i z możliwie jak najmniejszym wykorzystaniem energii osiągnąć swój cel. 

Ile kosztuje nas rezultat

Każdego dnia stawiamy sobie mniejsze i większe cele. Cel może być najróżniejszy: począwszy od realizowania się w pracy, poprzez dbanie o zdrowie, na dobrych relacjach z ludźmi skończywszy. Efektywność przydaje się zarówno w tych prostych i codziennych, jak i w tych złożonych i długofalowych. Chcąc być efektywnym musimy myśleć o relacji między zakładanymi rezultatami a kosztami koniecznymi do ich osiągnięcia. Będąc efektywnym dobieramy rozwiązania, dzięki którym osiągnięcie efektu będzie wymagało od nas możliwie jak najmniejszego wysiłku. Balansując cały czas między kosztem działania a jego rezultatem, dopasowujemy jedno do drugiego. Istotą efektywności jest osiąganie zamierzonych celów przy możliwie najmniejszym nakładzie czasu, energii i siły. 

Czym nie jest efektywność?

Efektywności nie należy mylić z robieniem wszystkiego szybko i byle jak. Nie chodzi o to, by zrobić jak najwięcej w jak najkrótszym czasie, ale o to, by zrobić to dobrze z jednoczesnym oszczędzaniem czasu i energii. Z efektywnością nie należy mylić również robienia szybko i jednocześnie wielu rzeczy. W efektywności nie chodzi tylko o ilość, ale także o jakość osiąganych rezultatów. Robiąc wiele rzeczy jednocześnie możesz wpaść w chaos i zmęczyć się, zanim skończysz którąś z nich. To z efektywnością nie ma nic wspólnego. 

Efektywność krótko i długoterminowa

Większość z nas nie ma problemu z zabraniem się za realizowanie jakiegoś celu. Dlatego dużo łatwiej jest być efektywnym w zadaniach i celach krótkoterminowych. Spinamy się, skupiamy na celu i w krótkim czasie realizujemy go. Krótkoterminowa mobilizacja jest stosunkowo prosta i często nie wymaga większego planowania. W celach krótkoterminowych zazwyczaj bywamy efektywni. Znacznie gorzej jest z efektywnością długoterminową, to jest z długotrwałym utrzymywaniem jej na wysokim poziomie. W długoterminowym podejściu do efektywności musisz uwzględnić fakt, że osiąganie długofalowych celów zajmuje niekiedy naprawdę dużo czasu, w którym konieczne jest zadbanie o własną kondycję fizyczną i psychiczną. Innymi słowy, w osiąganiu dużych i długofalowych celów niemożliwe jest utrzymywanie efektywności przez cały czas na równie wysokim poziomie, tak jak ma to miejsce przy realizacji mniejszych i krótkoterminowych celów. 

Jak być efektywnym długoterminowo?

Z doświadczenia na pewno wiesz, że przy osiąganiu celów długoterminowych, początkowy zapał mija po czasie i działanie na rzecz celu staje się coraz trudniejsze. Zamiast fascynować i cieszyć, zaczyna być uciążliwe i przykre. Jak zatem realizować cele długoterminowe?

Miej wizję ostatecznego celu

W byciu efektywnym w tego typu sytuacjach pomaga wizja osiągniętego celu. Chodzi o wyobrażenie jak będzie wyglądało Twoje życie, gdy osiągniesz cel. Częste posiłkowanie się tą wizją przywraca sens często powtarzalnym i żmudnym działaniom, a nawet wyrzeczeniom. 

Dąż do celu małymi krokami

Efektywność długoterminowa, to również dzielenie dużego i odległego celu na mniejsze rezultaty. Daje szansę na powodzenie jeśli każdy z tych rezultatów jest dla ciebie ważny. Cel, który możesz osiągnąć w ciągu roku, dobrze jest podzielić na cele miesięczne, tygodniowe i dzienne. Ważne jest by owe cele wynikały z głównego celu, bo tylko to nadaje im sens. Cel główny powinien być sumą i rezultatem wszystkich pomniejszych. 

Wszystko ma sens 

Efektywność długoterminową można porównać do budowania domu. Gotowy dom, to cel nadrzędny. Pojedyncze cegły to codzienne kroki zbliżające do ostatecznego rezultatu. Ściany i kondygnacje, to kroki tygodniowe i miesięczne. Wszystkie mają sens w odniesieniu do celu nadrzędnego – bez cegieł, ścian, i kondygnacji nie będzie domu. 

Zaplanuj nawyki i przyjemności

Kolejną cechą efektywności długoterminowej jest określenie nawyków i działań, które pomogą osiągnąć ostateczny rezultat. Nawyki te i działania powinny tworzyć dobry plan osiągnięcia ostatecznego efektu. Warto zadbać o to, by plan ten nie składał się tylko z przymusów i zakazów. W takim wypadku, prędzej czy później porzucisz swój cel, bo dochodzenie do niego ani trochę nie będzie przyjemne. 

Dobry plan działania

Dobry plan działania, to taki, w którym zawarte są rzeczy obowiązkowe i wynikające z osobistych chęci. Innymi słowy, biorąc się za realizację celów długoterminowych zaplanuj to, co musisz zrobić i to, co chcesz zrobić. W Twoim planie dnia powinny znaleźć się czynności obowiązkowe i robione z chęcią. Tylko wtedy jest szansa na to, że każdego dnia zrealizujesz swój plan i będziesz chciał robić to przez dłuższy czas. Rozsądny podział czasu na obowiązki i przyjemności, to 50% na obowiązki i 50% na przyjemności. Tylko w ten sposób możliwe jest realizowanie celów długoterminowych, bez zniechęcenia i zarzucenia ich w międzyczasie. 

Co przeszkadza być efektywnym i jak temu zaradzić?

W byciu efektywnym przeszkadza nam bardzo wiele rzeczy. Przeszkadza nam choćby to, że z natury jesteśmy leniwi, niekonsekwentni i niewytrwali. Szybko się rozpraszamy, a czas przeznaczony na obowiązkową część dnia przecieka między palcami. Oto podstawowe błędy w podejściu do efektywności, które często udaremniają osiągnięcie ostatecznego celu:

Brak jasności celu

Żeby cel był osiągalny, musi być jasno sformułowany i zrozumiały. Musisz wiedzieć, co konkretnie chcesz osiągnąć. Wizja celu powinna być klarowna i przejrzysta. Musisz wiedzieć, co i po co zamierzasz zrobić. Mgliste i nieokreślone wizje nie prowadzą do sukcesu. Często poprzestajemy na nich z obawy, że te konkretne i jasno określone się nie spełnią. W ten sposób zmniejszamy ból rozczarowania niespełnieniem czegoś, co nie wiadomo czym było. Gdy wiadomo czym miało być, ból jest większy. Sięgając po tego typu zabezpieczenie zaprzepaszczamy szansę na osiągnięcie celu i w efekcie ponosimy porażkę.

Brak ważności celu

Niepowodzenia w byciu efektywnym często są skutkiem próby realizacji celów, które tak naprawdę nie są dla nas ważne; lub co do których nie potrafimy sprecyzować czemu są ważne. Formułując jakiś cel, określaj czy i dlaczego jest dla Ciebie ważny. Osobiste znaczenie musi przyświecać zarówno nadrzędnemu, jak i podrzędnym celom. 

Skracanie drogi i przyspieszanie

W osiąganiu celów długoterminowych często ulegamy pokusie skracania drogi i przyspieszania. Mylimy efektywność z szybkością, a to nie to samo. Szybko i na skróty nie znaczy dobrze. Postępując w ten sposób osiągniesz swoje cele połowicznie lub nie osiągniesz ich w ogóle, bo wyczerpiesz się i zmęczysz. Przy realizacji celów długoterminowych trzymaj się wyznaczonego planu działań i codziennych proporcji między tym co musisz, a tym co chcesz robić.

Gubienie celu nadrzędnego

Trudnością w realizacji celów długoterminowych jest tracenie z oczu celu nadrzędnego. Dzieje się tak wówczas, gdy nadmiernie skupisz się na efektywności codziennej. Ona jest potrzebna, ale cały czas musi jej towarzyszyć perspektywa ostatecznego rezultatu. Perspektywa ta jest szczególnie ważna w chwilach zmęczenia i zniechęcenia długim dochodzeniem do wyznaczonego celu. Koncentrując się na wielu czynnościach wykonywanych codziennie, nie zapominaj po co to robisz, jaki jest główny cel i sens Twoich działań. 

Rozpraszanie uwagi

Wokół nas jest mnóstwo rzeczy, które kuszą i rozpraszają uwagę. Otaczające nas urządzenia bombardują nas różnego rodzaju powiadomieniami. Tu ktoś zadzwoni, tu napisze, tu prześle obrazek i… kolejne minuty mijają na bezproduktywnym przeglądaniu różnych treści. Rozpraszające pokusy mamy też we własnej głowie. Chcąc być efektywnym zminimalizuj ilość źródeł rozpraszających Twoją uwagę. Możesz pracować na sprzęcie, który uniemożliwia kontakt z pocztą elektroniczną, portalami społecznościowymi czy aplikacjami dostarczającymi rozrywkę. Myśli o przyjemnych rzeczach odłóż na zaplanowane przerwy.